CONCEPTO DE ARCHIVO:
- En primer lugar, es el conjunto de documentos clasificados y ordenados.
- en segundo lugar, el archivo es el espacio físico en que se custodian y conservan los documentos.
La existencia del archivo en la empresa es consecuencia directa de que las actividades mercantiles necesitan un soporte documental. Cualquier empresa emite y recibe en el transcurso de su actividad ordinaria distintos tipos de documentacion. Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documentos que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente: por una parte, en razón de lo que establece la legalidad vigente; por otra, según el criterio y la conveniencia de la propia empresa.
En este sentido, la empresa hace acopio de distintos tipos de material de archivo:
- DOCUMENTOS DE GESTIÓN: son todos aquellos relacionados con actividades o gestiones que se encuentran en curso de realización y que se dilatan en el tiempo. en si son los de la actividad interna.
- DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos que la empresa tiene que conservar obligatoria mente por ley. en si son documentos que siempre van a estar.
- DOCUMENTOS HISTÓRICOS: los referidos a operaciones y actividades terminadas, y los que se acomulan por razones comparativas, estadísticas, etc.
para que este objetivo se cumpla es necesario que los criterios que rigen la estructura y organizacion del archivo se ajusten a los siguientes parámetros:
- Que sea posible localizar los documentos de forma fácil y rápida.
- Que la documentacion se conserve en buen estado.
- Que el espacio físico ocupado por el archivo sea el menor posible. la creciente mecanizacion e informatizacion de estos procesos viene a solventar inconvenientes como este.
- Que se evite la inflación de papeles y las duplicidades, copias innecesarias, etc.
- Que se utilice un criterio de clasificacion claro, eficiente y sencillo, al alcance de todos los potenciales usuarios, no solo de la persona directamente encargada del archivo.
- Que el coste de mantenimiento del archivo no sea excesivo y resulte por tanto antieconomico. la estructura y el alcance del archivo deben estar en cosonancia con el tamaño y el volumen de actividad de la empresa.
Muy bueno me sirvió de mucho gracias
ResponderEliminarMuy bueno me sirvió de mucho gracias
ResponderEliminarme encanto GRACIAs
ResponderEliminarmuy buena informacion
ResponderEliminarGracias esta informacion es muy útil para mi trabajo
ResponderEliminargracias
ResponderEliminarDIOS te ama
Buen material
ResponderEliminar:D
ResponderEliminarbuenisimoooo gracias 😍😍😗
ResponderEliminarGracias por la información...me sirvió bastante para captar información
ResponderEliminaruy no
ResponderEliminarQue pagina es?
ResponderEliminarMuy buena información para mi proseso académico
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