viernes, 28 de enero de 2011

pasos fundamentales para llegar hacer un buen archivista

.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO:Es responsable indirecto de la custodia de materiales.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y constante.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las diferentes unidades de la dependencia, estudiantes, profesores, funcionarios de la Institución y auxiliares de archivo, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:El cargo mantiene relaciones frecuentes con público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como: polvo.

RIESGO:El cargo está sometido a enfermedad con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de ocurrencia media.
ESFUERZO:El cargo exige un esfuerzo de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente, y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio. 
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Técnico Superior Universitario en Secretaría.
EXPERIENCIA:Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo.
B) EDUCACIÓN:Bachiller, más curso completo de archivo de seis (6) meses de duración.
EXPERIENCIA:Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo. 
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas, procedimientos y sistemas de archivo.
Procedimientos de oficina.
Mecanografía.

HABILIDAD PARA:Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Redactar informes sencillos de oficina.
Supervisar personal.
Seguir instrucciones orales y escritas.

DESTREZAS EN:Clasificación y ordenación de material a archivar.
Manejo de archivo y kardex.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:Tácnicas actualizadas de archivo.
Archivo computarizado.
Relaciones humanas y atención al público.
Técnicas de supervisión y control.



jueves, 27 de enero de 2011

Identificación y organización de archivos

Identificación y organización de archivos

Los archivos y carpetas se organizan jerárquicamente.
En los sistemas informáticos modernos, los archivos siempre tienen nombres. Los archivos se ubican en directorios. El nombre de un archivo debe ser único en ese directorio. En otras palabras, no puede haber dos archivos con el mismo nombre en el mismo directorio.
El nombre de un archivo y la ruta al directorio del archivo lo identifica de manera unívoca entre todos los demás archivos del sistema informático -no puede haber dos archivos con el mismo nombre y ruta-. El aspecto del nombre depende del tipo de sistema informático que se use. Las primeras computadoras sólo permitían unas pocas letras o dígitos en el nombre de un archivo, pero las computadoras modernas permiten nombres largos que contengan casi cualquier combinación de letras unicode y dígitos unicode, haciendo más fácil entender el propósito de un archivo de un vistazo. Algunos sistemas informáticos permiten nombres de archivo que contengan espacios; otros no. La distinción entre mayúsculas y minúsculas en los nombres de archivo está determinada por el sistemas de archivos. Los sistemas de archivos Unix distinguen normalmente entre mayúsculas y minúsculas, y permiten a las aplicaciones a nivel de usuario crear archivos cuyos nombres difieran solamente en si los caracteres están en mayúsculas o minúsculas. Microsoft Windows reconoce varios sistemas de archivos, cada uno con diferentes políticas en cuanto a la distinción entre mayúsculas y minúsculas. El popular antiguo sistema de archivos FAT puede tener varios archivos cuyos nombres difieran únicamente en las mayúsculas y minúsculas si el usuario utiliza un editor de discos para editar los nombres de archivo en las entradas de directorio. Las aplicaciones de usuario, sin embargo, normalmente no permitirán al usuario crear varios archivos con el mismo nombre pero con diferentes letras en mayúsculas y minúsculas.
La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos. (El concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas. Las otras carpetas pueden contener todavía más archivos y carpetas, y así sucesivamente, construyéndose un estructura en árbol en la que una «carpeta raíz» (el nombre varía de una computadora a otra) puede contener cualquier número de niveles de otras carpetas y archivos. A las carpetas se les puede dar nombre exactamente igual que a los archivos (excepto para la carpeta raíz, que a menudo no tiene nombre). El uso de carpetas hace más fácil organizar los archivos de una manera lógica.
Cuando una computadora permite el uso de carpetas, cada archivo y carpeta no sólo tiene un nombre propio, sino también una ruta, que identifica la carpeta o carpetas en las que reside un archivo o carpeta. En la ruta, se emplea algún tipo de carácter especial -como una barra- para separar los nombres de los archivos y carpetas. Por ejemplo, en la ilustración mostrada en este artículo, la ruta /Payroll/Salaries/Managers identifica unívocamente un archivo llamado Managers que está en una carpeta llamada Salaries que a su vez está contenida en una carpeta llamada Payroll. En este ejemplo, los nombres de las carpetas y archivos están separados por barras; la superior o carpeta raíz no tiene nombre, y por ello la ruta comienza con una barra (si la carpeta raíz tuviera nombre, precedería a esta primera barra).
Muchos (pero no todos) sistemas informáticos usan extensiones en los nombres de archivo para ayudar a identificar qué contienen. En computadoras Windows, las extensiones consisten en un punto al final del nombre del archivo, seguido de unas pocas letras para identificar el tipo de archivo. Una extensión .txt identifica un archivo de texto; la extensión .doc identifica cualquier tipo de documento o documentación, comúnmente en el formato de archivo de Microsoft Office Word; etc. Incluso cuando se utilizan extensiones en un sistema informático, el grado con el que un sistema informático los reconoce y trata puede variar; en algunos sistemas son obligatorios, mientras que en otros sistemas se ignoran completamente si están presentes.

Protección legal de datos de archivos

La protección de datos personales y velar por la privacidad de la información es un tema de suma importancia a nivel de empresas y de países. El mal uso de información personal puede constituir un delito.
Algunos países han creado organismos que se encargan del tema y de legislar respecto del acceso, uso y confidencialidad de los datos.

Almacenamiento de archivos

En términos físicos, la mayoría de los archivos informáticos se almacenan en discos duros —discos magnéticos que giran dentro de una computadora que pueden registrar información indefinidamente—. Los discos duros permiten acceso casi instantáneo a los archivos informáticos.
Hace unos años solían usarse cintas magnéticas para realizar copias de seguridad. También se usaban otros medios de almacenamiento como discos compactos grabables, unidades Zip, etcètera.
No obstante en la actualidad han cobrado mucho auge las memorias flash, dispositivos con mucha capacidad de almacenamiento que tienen la ventaja de ser pequeños y portátiles; suelen usarse para guardar archivos en dispositivos pequeños como teléfonos móviles o reproductores de audio portátiles.

Respaldo de archivos

Cuando los archivos informáticos contienen información que es extremadamente importante, se usa un proceso de respaldo (back-up) para protegerse contra desastres que podrían destruir los archivos. Hacer copias de respaldo de archivos significa simplemente hacer copias de los archivos en una ubicación separada de modo que se puedan restaurar si le pasara algo a la computadora, o si fueran borrados accidentalmente.
Hay muchas maneras de hacer copias de respaldo de archivos. La mayoría de los sistemas informáticos proporcionan utilidades para ayudar en el proceso de respaldo, que puede llegar a consumir mucho tiempo si hay muchos archivos a salvaguardar. Copiar los archivos a otro disco duro en la misma computadora protege contra el fallo de un disco, pero si es necesario protegerse contra el fallo o destrucción de la computadora entera, entonces de deben hacer copias de los archivos en otro medio que puede sacarse de la computadora y almacenarse en una ubicación distante y segura.

ASISTENCIA EN ORGANIZACION DE ARCHIVO


Es una labor de gran importancia, por la gran cantidad de documentos que genera una empresa o negocio, está es fundamental en nuestros negocios ya q podemos considerarla como la base de la documentación en general del establecimiento.
La acción de una persona que trabaja en archivo debe ser eficaz y de mucha responsabilidad aunque no se trate de una carrera con título profesional requiere de igual interés en ella, dejando a un lado el pensamiento de que archivar es una función por debajo de su dignidad o que se puede dejar a cargo de otro persona.


SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.
Desde la creación del Archivo General de la Nación se han venido creando Comités Técnicos Asesores por funciones y Comités Técnicos Asesores por sectores y de acuerdo con las necesidades que surgen en desarrollo de la función Archivística las cuales se reglamentan y se le asignan funciones a través del Decreto 4124 de 2004. Es así que en la actualidad se cuenta con los siguientes comités:

COMITÉS POR SECTORES
• Comité de Archivos de Instituciones de Educación Superior.
• Comité de Archivos Orales.
• Comité de Archivos de Curadurías.
• Comité de Archivos de Historias Clínicas.

COMITÉS POR FUNCIONES
• Comité de Clasificación y Descripción.
• Comité de Gestión Documental.
• Comité de Conservación.
• Comité de Reprografía.


           SOFIA ALVAREZ RODRIGUEZ

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

EN ARCHIVISTA SE MANEJA LA ORDENACIÓN  DE DOCUMENTOS SU FUNCIÓN PRINCIPAL ES LA ORGANIZACIÓN, PRESERVACIÓN,  PROTECCIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS CON LA LLEGADA DE LOS MEDIOS TECNOLÓGICOS CONTAMOS CON DIFERENTES TIPOS DE PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y MAS FACILIDAD PARA GESTIONAR INFORMACIÓN ESTA TAREA DE ARCHIVISTA ES MUY IMPORTANTE PARA CUALQUIER TIPO DE ORGANIZACIÓN PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DEMÁS .

QUEREMOS QUE LA ARCHIVISTA SEA DE CALIDAD Y DE UN BUEN APORTE A LA SOCIEDAD QUE NOS ENCONTREMOS


ELABORADO POR: NOHORA YESENIA CRUZ LEGUIZAMÓN
CENTRO AGROINDUSTRIAL Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DEL CASANARE





CLASES  DE DOCUMENTOS
SEGÚN SU VIGENCIA
ADMINISTRATIVO: tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución.
HISTORICO: valor permanente y será consultado por valor cultural.
SEGÚN LA FRECUENCIA DE USO
v  Activos o dinámicos
v  Inactivos o no dinámicos
ENTRE  ACTIVOS  ESTAN
*ARCHIVOS DE GESTION O DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS: de circulación, de tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.
*ARCHIVOS CENTRALES O INTERMEDIOS: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe, conservar ya que puede ser objeto de consulta o antecedente,  pero no con la frecuencia de la primera etapa.
*ARCHIVOS PERMANENTES O HISTORICOS: incluye los documentos que asumen un valor permanente  por decisión del respectivo comité de archivo.
ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO
*SOPORTE: parte material o física (papel, cinta, disco)
*TECNICA: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos, etc.
*ESTRUCTURA: son los componentes del documento. Por ejemplo: fecha, destinario, asunto, saludo, despedida y firma. 

Patricia Martinez Vargas

ARCHIVISTICA

ANA JULIA TORES CUEVAS
TECNICA EN DOCUMENTACION Y ARCHIVO
27-ENERO-2011

Archivística
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La archivística o archivología, es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o de pequeñas organizaciones.
La archivística se enseña como ciencia en muchas universidades; en programas de Biblioteconomía, Documentación y Museología, las llamadas Ciencias de la documentación; y en algunos casos como cursos en carreras de Historia. Aquí también podemos mencionar los primeros manuales de archivística que están históricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia archivística, impresos en 1571, probablemente se escribieron durante la primera mitad del siglo XVI. A su autor, el hidalgo alemán Jacob von Rammingen, podemos considerarlo el «padre» de esta disciplina. Fundó una tradición archivística, que en Alemania siguió viviendo durante al menos un par de siglos. La teoría archivística se formuló por primera vez por él.

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la rcuperación y la protección de papeles comercial, es decir lo conocemos básicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización, la creacion y la responsabilidad final de estos. El manejo y control de documentos así como el sistema adecuado para su archivo de estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de correcto control, creación, utilizacion, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza, veamos la termología que se debe de utilizar especíalmente en esta ciencia.
  1. Archivonomia
  2. Archivo
  3. Sistema
  4. Archivador
  5. Archivistica
  6. Gaveta
  7. Marbete
  8. Guia Ogt
  9. Bloques
  10. Secundarios
MAYURLY MEDINA CUEVAS

miércoles, 26 de enero de 2011

ARCHIVO



                                                   ARCHIVO

La información recolectada en un archivo es binaria; es decir, un conjunto que va de 0 a 1. Este archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta información. El archivo de texto contiene caracteres almacenados en forma de  bytes.
Este archivo se guarda en el disco duro con la forma: "name_of_file.ext"
(nombre_del_archivo.ext). ".ext" representa la
extensión, la cual constituye una manera de reconocer el tipo de programa que se necesita para abrir el archivo (nota: esto no ofrece garantías respecto del tipo de archivo, ya que cuando se modifica la extensión, el tipo de archivo no cambia).
El largo del nombre y de la extensión puede variar según el
sistema operativo:
  • 8 caracteres para el nombre y 3 para la extensión en DOS y Windows 3.1.
  • 256 caracteres para el nombre y la extensión en Windows 95, 98 y NT.
  • 256 en sistemas UNIX.
Además el archivo tiene un encabezado en el que se almacena información adicional, como el tipo y, en especial, el tamaño. También contiene un carácter al final del archivo que indica que la información que sigue a dicho carácter no pertenece al mismo archivo.
Es muy común que al descargar un archivo de Internet, el navegador se congele o el servidor que aloja al archivo interrumpa toda comunicación.
Si se trata de un archivo de texto, sólo se perderá el final del texto, pero si el archivo es binario ejecutarlo puede ser peligroso, ya que faltará información. Por tanto, el
sistema operativo compara el tamaño real con el tamaño que aparece en el encabezado para verificar la autenticidad del archivo. Generalmente, se denomina a esto integridad. En realidad, esta verificación se realiza por medio del uso de un algoritmo más eficaz llamado CRC .
MILDREY LIZETH HUERTAS CUESTA


organización de archivos

ARCHIVO
Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad ya sea en un computador, fólderes oficinas ,dispositivos como: USB, CD, etc.
Clasificación:
• Permanentes o maestros:
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.
• De movimientos:
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.
• De maniobra o trabajo:
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.




CLASIFICACION DE ARCHIVOS

CLASIFICACION DE ARCHIVOS
"La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que  debía ser resuelto por los propios empleados.  Por esta razón muchas empresas se encuentran con sistemas de clasificación inadecuados y con archivos llenos de documentos inútiles" (Landa Y Farner, 1982).
Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas, aún se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines...
El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas empresas lo demuestran ampliamente.  Bajo este aspecto, lógico es pensar en la economía del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación, que se adapte a las exigencias de la empresa, que dé seguridad a la información conservada y que esté disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los documentos innecesarios.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE CLASIFICACIÓN
los principios fundamentales en el proceso de archivar son:
-  Clasificar, ordenar y archivar.
-  Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado.
-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.
Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.
Clasificación:  Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980).  Se puede considerar también como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características.
-  Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación por términos semejantes y para su posterior localización
-  Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemática que permita mayor fluidez y garantía de información y control.
MANUAL O CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN
Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva de consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algún servicio general.
La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria la existencia de normas y procedimientos para los que realizan la labor de clasificado en todos los archivos.
LAS OPERACIONES QUE COMPRENDE EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS SON LAS SIGUIENTES:
- Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas y archivos, empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para carpetas y archivadores.
Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran deterioro.





      
MAIRA ALEJANDRA HERNANDEZ ROJAS