CONCEPTO Y FINALIDAD DEL ARCHIVO.........

CONCEPTO DE ARCHIVO:

• En primer lugar, es el conjunto de documentos clasificados y ordenados.
• en segundo lugar, el archivo es el espacio físico en que se custodian y conservan los documentos.

La existencia del archivo en la empresa es consecuencia directa de que las actividades mercantiles necesitan un soporte  documental. Cualquier empresa emite  y recibe en el transcurso de su actividad ordinaria distintos tipos de documentacion. Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documentos  que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente: por una parte, en razón de lo que establece la legalidad vigente; por otra, según el criterio y la conveniencia de la propia empresa.

En este sentido, la empresa hace acopio de distintos tipos de material de archivo:

• DOCUMENTOS DE GESTIÓN: son todos aquellos relacionados con actividades o gestiones que se encuentran en curso de realización y que se dilatan en el tiempo. en si son los de la actividad interna.
• DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos que la empresa tiene que conservar obligatoria mente por ley. en si son documentos que siempre van a estar.
• DOCUMENTOS HISTÓRICOS: los referidos a operaciones y actividades  terminadas, y los que se acomulan por razones comparativas, estadísticas, etc.

para que este objetivo se cumpla es necesario  que los criterios que rigen la estructura y organizacion del archivo se ajusten a los siguientes parámetros:

• Que sea posible localizar los documentos de forma fácil y rápida.
• Que la documentacion se conserve en buen estado.
• Que el espacio físico ocupado por el archivo sea el menor posible. la creciente mecanizacion e  informatizacion  de estos procesos viene a solventar inconvenientes como este.
• Que se evite la inflación de papeles y las duplicidades, copias innecesarias, etc.
• Que se utilice un criterio de clasificacion claro, eficiente y sencillo, al alcance de todos los potenciales usuarios, no solo de la persona directamente encargada del archivo.
• Que el coste de mantenimiento del archivo no sea excesivo y resulte por tanto antieconomico. la estructura y el alcance del archivo deben estar en cosonancia con el tamaño y el volumen de actividad de la empresa.