SALIDA DE DOCUMENTOS

SALIDA DE DOCUMENTOS

Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo (para la cual utilizara una numeración independiente), en lo posible, el paso siguiente es asegurar que la correspondencia llegue a su destino.

Por el volumen de documentos que diariamente salen  de las institución, es mucho más práctico y menos costoso utilizar los servicios postales, correo urbano, correo nacional o internacional y los servicios especializados de correo. Por lo general las instituciones celebran contratos con las oficinas encargadas de prestar estos servicios.

En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar un control de lo que sale de la oficina de correspondencia.

Es importante y de mucha ayuda que las secretarias de cada dependencia llevan igualmente sus controles particulares de la correspondencia recibida y despachada, los cuales deberán revisar, semanalmente para detectar la correspondencia de no saber su trámite y si efectivamente se le dio la respuesta.

En el funcionario encargado de radicar la correspondencia que sale de la institución recae la responsabilidad de no aceptar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su envió como anexos, estilo, técnicas mecanográficas y en general de todos aquellos aspectos que de alguna manera incida en la buena imagen de la institución.

 

CLASES DE DOCUMENTOS

Los documentos de archivo producidos por las entidades como resultado de su labor, ameritan el establecimiento de una categorización que puede estar determinada por varios factores.

Los documentos se clasifican en 2 categorías:

“documentos públicos” y “documentos privados”,

Los documentos archivísticos se clasifican en:

Documentos facilitativos o comunes: considerados así porque son aquellos que la entidad produce como apoyo a la gestión que realizan. Ejemplo: los documentos contables, las hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos (resoluciones, decretos, actas, etc.)

Documentos específicos o sustantivos: son aquellos documentos que la entidad produce para las actividades específicas del área de su gestión. Ejemplo: en un laboratorio bacteriológico, los exámenes de laboratorio; en una iglesia, los certificados de bautizo o de matrimonio; en una universidad o institución docente, los planes de estudio y los registros de calificaciones de alumnos.

Todo documento o archivo, por lo tanto, reúne determinados aspectos que lo hacen pertenecer a alguna de las anteriores categorías.

LENYS STELLA CHAPARRO P.