ARCHIVISTICA

ANA JULIA TORES CUEVAS

TECNICA EN DOCUMENTACION Y ARCHIVO

27-ENERO-2011

Archivística

La archivística o archivología, es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o de pequeñas organizaciones.

La archivística se enseña como ciencia en muchas universidades; en programas de Biblioteconomía, Documentación y Museología, las llamadas Ciencias de la documentación; y en algunos casos como cursos en carreras de Historia. Aquí también podemos mencionar los primeros manuales de archivística que están históricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia archivística, impresos en 1571, probablemente se escribieron durante la primera mitad del siglo XVI. A su autor, el hidalgo alemán Jacob von Rammingen, podemos considerarlo el «padre» de esta disciplina. Fundó una tradición archivística, que en Alemania siguió viviendo durante al menos un par de siglos. La teoría archivística se formuló por primera vez por él.

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la rcuperación y la protección de papeles comercial, es decir lo conocemos básicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización, la creacion y la responsabilidad final de estos. El manejo y control de documentos así como el sistema adecuado para su archivo de estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de correcto control, creación, utilizacion, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza, veamos la termología que se debe de utilizar especíalmente en esta ciencia.

1. Archivonomia
2. Archivo
3. Sistema
4. Archivador
5. Archivistica
6. Gaveta
7. Marbete
8. Guia Ogt
9. Bloques
10. Secundarios

MAYURLY MEDINA CUEVAS

ARCHIVO

                                                   ARCHIVO

La información recolectada en un archivo es binaria; es decir, un conjunto que va de 0 a 1. Este archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta información. El archivo de texto contiene caracteres almacenados en forma de  bytes.

Este archivo se guarda en el disco duro con la forma: "name_of_file.ext"
(nombre_del_archivo.ext). ".ext" representa la extensión, la cual constituye una manera de reconocer el tipo de programa que se necesita para abrir el archivo (nota: esto no ofrece garantías respecto del tipo de archivo, ya que cuando se modifica la extensión, el tipo de archivo no cambia).
El largo del nombre y de la extensión puede variar según el sistema operativo:

• 8 caracteres para el nombre y 3 para la extensión en DOS y Windows 3.1.
• 256 caracteres para el nombre y la extensión en Windows 95, 98 y NT.
• 256 en sistemas UNIX.

Además el archivo tiene un encabezado en el que se almacena información adicional, como el tipo y, en especial, el tamaño. También contiene un carácter al final del archivo que indica que la información que sigue a dicho carácter no pertenece al mismo archivo.

Es muy común que al descargar un archivo de Internet, el navegador se congele o el servidor que aloja al archivo interrumpa toda comunicación.
Si se trata de un archivo de texto, sólo se perderá el final del texto, pero si el archivo es binario ejecutarlo puede ser peligroso, ya que faltará información. Por tanto, el sistema operativo compara el tamaño real con el tamaño que aparece en el encabezado para verificar la autenticidad del archivo. Generalmente, se denomina a esto integridad. En realidad, esta verificación se realiza por medio del uso de un algoritmo más eficaz llamado CRC .

MILDREY LIZETH HUERTAS CUESTA

organización de archivos

ARCHIVO

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad ya sea en un computador, fólderes oficinas ,dispositivos como: USB, CD, etc.

Clasificación:

• Permanentes o maestros:

Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

• De movimientos:

Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.
• De maniobra o trabajo:

Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

CLASIFICACION DE ARCHIVOS

CLASIFICACION DE ARCHIVOS

"La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que  debía ser resuelto por los propios empleados.  Por esta razón muchas empresas se encuentran con sistemas de clasificación inadecuados y con archivos llenos de documentos inútiles" (Landa Y Farner, 1982).

Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas, aún se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines...

El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas empresas lo demuestran ampliamente.  Bajo este aspecto, lógico es pensar en la economía del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación, que se adapte a las exigencias de la empresa, que dé seguridad a la información conservada y que esté disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los documentos innecesarios.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE CLASIFICACIÓN

los principios fundamentales en el proceso de archivar son:

-  Clasificar, ordenar y archivar.

-  Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado.

-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.

Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.

Clasificación:  Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980).  Se puede considerar también como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características.

-  Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación por términos semejantes y para su posterior localización

-  Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.

Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemática que permita mayor fluidez y garantía de información y control.

MANUAL O CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN

Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva de consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algún servicio general.

La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria la existencia de normas y procedimientos para los que realizan la labor de clasificado en todos los archivos.

LAS OPERACIONES QUE COMPRENDE EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS SON LAS SIGUIENTES:

- Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas y archivos, empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para carpetas y archivadores.

Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran deterioro.

      

MAIRA ALEJANDRA HERNANDEZ ROJAS

SALIDA DE DOCUMENTOS

SALIDA DE DOCUMENTOS

Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo (para la cual utilizara una numeración independiente), en lo posible, el paso siguiente es asegurar que la correspondencia llegue a su destino.

Por el volumen de documentos que diariamente salen  de las institución, es mucho más práctico y menos costoso utilizar los servicios postales, correo urbano, correo nacional o internacional y los servicios especializados de correo. Por lo general las instituciones celebran contratos con las oficinas encargadas de prestar estos servicios.

En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar un control de lo que sale de la oficina de correspondencia.

Es importante y de mucha ayuda que las secretarias de cada dependencia llevan igualmente sus controles particulares de la correspondencia recibida y despachada, los cuales deberán revisar, semanalmente para detectar la correspondencia de no saber su trámite y si efectivamente se le dio la respuesta.

En el funcionario encargado de radicar la correspondencia que sale de la institución recae la responsabilidad de no aceptar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su envió como anexos, estilo, técnicas mecanográficas y en general de todos aquellos aspectos que de alguna manera incida en la buena imagen de la institución.

 

CLASES DE DOCUMENTOS

Los documentos de archivo producidos por las entidades como resultado de su labor, ameritan el establecimiento de una categorización que puede estar determinada por varios factores.

Los documentos se clasifican en 2 categorías:

“documentos públicos” y “documentos privados”,

Los documentos archivísticos se clasifican en:

Documentos facilitativos o comunes: considerados así porque son aquellos que la entidad produce como apoyo a la gestión que realizan. Ejemplo: los documentos contables, las hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos (resoluciones, decretos, actas, etc.)

Documentos específicos o sustantivos: son aquellos documentos que la entidad produce para las actividades específicas del área de su gestión. Ejemplo: en un laboratorio bacteriológico, los exámenes de laboratorio; en una iglesia, los certificados de bautizo o de matrimonio; en una universidad o institución docente, los planes de estudio y los registros de calificaciones de alumnos.

Todo documento o archivo, por lo tanto, reúne determinados aspectos que lo hacen pertenecer a alguna de las anteriores categorías.

LENYS STELLA CHAPARRO P.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Se pueden clasificar según: el soporte o forma de transmisión de la información; según el ente productor que se conoce comúnmente como el autor; según su finalidad y finalmente, según su función en el tiempo.

Según su soporte:

PAPEL:

Documentos textuales: manuscritos, impresos, escritos, contraseñas, etiquetas

Documentos gráficos: mapas, planos y dibujos

Documentos en imagen: fotografías, diapositivas, radiografías

Cinta: casetes, cintas, microfichas etc.

Otros soportes: disquetes, CD-ROM, discos etc.

Según el ente productor o su actor

Documento público: escritura publica

Documento privado: el que no reúne los requisitos para ser doc. Publico

Según la finalidad que persiga

Documentos dispositivos: leyes, decretos, ordenanzas, resoluciones, sentencias, etc.

Documentos testimoniales: doctos contables, escrituras publicas, convenios, contratos, inventarios, actas de construcción, planos de las obras etc.

Documentos informativos: cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones etc.

Según su función en el tiempo

Vitales: escrituras de constitución, patentes de funcionamiento, los requisitos o suscripciones, soportes de accionistas, prueba de activos y pasivos, planos las escrituras de propiedad, formulas, diseños, etc.

Importantes: facturas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, registros de ventas, estados financieros.

Útiles: documentos que ayudan a la gestión interna y externa.

No esenciales: anuncios, acuse de recibo, comunicaciones internas, circulares informativas.

SORAIDA YANETH SOLANO